7 conseils avant de commander un atelier de prévention

Organiser un atelier de prévention des risques au travail, c’est un peu comme préparer une recette de chef : il faut les bons ingrédients, les bonnes mesures, et surtout… ne pas improviser au dernier moment. Mais attention, ici pas de toque ni de tablier : on parle de sécurité des employés, d’organisation et d’impact durable sur vos équipes. Un atelier de prévention bien préparé, c’est la garantie d’un événement fluide, engageant et surtout efficace.

Et parce qu’une bonne préparation évite bien des surprises (et des sueurs froides), nous vous avons concocté une liste avec 7 éléments clés à anticiper avant de commander vos actions de prévention.

Prêts ? C’est parti !

👉 « On improvise, et on verra bien le jour J ! »… On préférerait éviter ! Car ça, c’est la recette parfaite pour un fiasco.

La première question à se poser : à quelle occasion cet atelier va-t-il avoir lieu ? Une Journée Sécurité, un séminaire, un quart d’heure sécurité ? Chaque type d’événement a ses propres codes, ses objectifs et ses contraintes. Nous fournir ces informations nous guidera sur nos recommandations.

• La Journée Sécurité a pour but de sensibiliser l’ensemble des équipes aux enjeux de la sécurité au travail. L’objectif ici est généralement large, avec une volonté d’impliquer un maximum de participants et de couvrir plusieurs thématiques.
• Le séminaire s’intègre souvent dans une dynamique de cohésion d’équipe et de renforcement des valeurs internes. Les ateliers de prévention peuvent être interactifs, avec une approche ludique et immersive pour marquer les esprits. 
• Le quart d’heure sécurité est un rendez-vous régulier qui s’adresse à un groupe précis et/ou sur un thème en particulier. L’accent doit être mis sur le format et le contenu pour maximiser l’adhésion et l’engagement des collaborateurs.
• Une formation interne, l’accueil sécurité…

Chaque format a ses spécificités, et notre rôle est de vous aider à structurer votre événement pour qu’il réponde parfaitement à vos attentes et vos objectifs.

👉 « On va caler ça la veille, on adore les surprises ! »… Mauvaise idée, très mauvaise idée.

La date est un élément central dans l’organisation d’un atelier de prévention. Idéalement, il est préférable d’avoir une date précise pour bloquer les disponibilités des intervenants, réserver les espaces nécessaires et assurer une planification optimale. Cependant, si une date exacte n’est pas encore fixée, une période ou un mois prévisionnel peut suffire dans un premier temps pour amorcer la préparation.

• Une date fixe permet une organisation optimale et réduit les risques de conflits d’agenda, tant pour vos équipes que pour nos animateurs. De plus, une date bien définie facilite la logistique et la communication interne.
• Une période approximative : si vous n’avez pas encore de date précise, indiquez une fourchette de quelques jours ou une période (par exemple, « fin mai » ou « semaine 42″) permet tout de même de commencer à structurer l’événement.
• Les contraintes spécifiques : pensez à vérifier les périodes de forte activité, les congés ou les événements majeurs dans votre entreprise pour éviter les chevauchements indésirables.

Une fois la date ou la période choisie, elle servira de point d’ancrage pour toutes les étapes suivantes de l’organisation. Et rassurez-vous : si vos plans venaient à évoluer, chez Coven, nous restons flexibles pour ajuster le tir.

👉 « On vous donnera l’adresse au dernier moment ! »… Alors, comment dire… On apprécie votre spontanéité, mais les calculs ne sont pas bons, Kévin !

Le choix du lieu est une information importante, elle va bien au-delà d’une simple adresse sur un bon de commande. En effet, le lieu influence directement la réussite de votre atelier de prévention, qu’il s’agisse de logistique, d’organisation ou même de l’expérience des participants. Cela nous permet d’identifier les paramètres suivants :

• L’accessibilité : le lieu doit être facilement accessible pour tous les participants. Pensez aux transports en commun, aux possibilités de stationnement et aux éventuelles contraintes de mobilité (exemple : rues fermées pour un événement dans la ville, etc.).
• L’espace disponible : chaque atelier a des besoins spécifiques en termes d’espace. Certains nécessitent de grandes salles pour des exercices en groupe et des zones calmes pour les débriefings.
• L’infrastructure et les équipements : y a-t-il du matériel sur place (tables, chaises, écrans, vidéoprojecteurs, etc.) ? L’acoustique est-elle adaptée ? Ces détails techniques font toute la différence. 
• Les contraintes spécifiques : certains lieux peuvent avoir des règles particulières (interdiction de certains équipements, horaires restreints, etc.). Mieux vaut les connaître en amont.

Enfin, n’oubliez pas de vérifier si le lieu choisi est en adéquation avec l’image et la culture de votre entreprise. Un cadre agréable et fonctionnel peut contribuer directement à la réussite de l’atelier !

👉 « On sera quelques personnes. Entre 20 et 150 selon les disponibilités. »… Oups ! Là, on est mal engagés !

En effet, l’effectif et le profil des participants jouent un rôle central dans la préparation et la réussite de votre atelier de prévention. Ces informations influencent le format des ateliers, mais aussi leur contenu et leur dynamique. Pour préparer au mieux votre atelier de prévention, nous vous invitons à nous confirmer :

• Le nombre de participants : dans un atelier trop chargé, on risque de perdre le message de fond. À l’inverse, un groupe trop restreint peut limiter l’interactivité. L’idéal est de trouver un équilibre adapté.
• Le profil des participants : cadres, opérateurs, équipes mixtes, nouveaux arrivants… Chaque profil a des attentes spécifiques et en mélangeant les profils de façon hétérogène, les interactions n’en sont que meilleures.
• Les besoins particuliers : certains participants peuvent avoir des besoins spécifiques (troubles auditifs, difficultés de mobilité, etc.). Mieux vaut les identifier en amont.

Ces informations nous permettront de vous proposer des actions de prévention dynamiques, engageantes et adaptées aux besoins réels de vos équipes.

👉 « Les risques ? Bah… tous, non ? » …

Difficile d’être efficace sans des objectifs clairement définis.

Chaque entreprise fait face à des risques spécifiques. Certains sont liés à des accidents récents, d’autres à des problématiques récurrentes ou à des enjeux stratégiques. Identifier ces risques nous permet de vous conseiller au mieux sur le choix des ateliers. Par exemple, nous pourrions vous proposer de favoriser les discussions entre collaborateurs sur :

• Un accident récent pour en tirer des enseignements concrets.
• Les règles d’or internes pour renforcer des pratiques essentielles et éviter les erreurs en matière de sécurité.
• Les risques spécifiques (chimiques, ergonomiques, électriques…). Chaque risque a son propre atelier dédié.

Ces choix définissent le contenu et la pédagogie de l’atelier. Par exemple, en fonction de vos besoins, nous pourrons vous orienter vers un Escape Game Amiante, un Escape Game Hauteur, ou bien un atelier grandeur nature comme Mission Prévention – Risque routier. Nous faisons en sorte de vous proposer des actions de prévention attractives de façon à ce qu’elles collent aux problématiques rencontrées au quotidien par vos collaborateurs.

👉 “On verra bien, on laissera chacun choisir son propre rythme ! » … Aïe, Houston, nous avons un problème !

Prévoir le déroulement d’une journée type est essentiel pour nous permettre d’organiser les activités au mieux. Pour créer votre action de prévention, nous prenons en compte les amplitudes horaires de vos équipes. En collectant cette information, nous pouvons déterminer le nombre de personnes par groupe, les sessions, la rotation entre chaque groupe pour optimiser vos actions de prévention.

Prévoir un budget nous permet de construire un projet adapté à vos besoins et cohérent avec vos objectifs.

Pour anticiper vos actions de prévention, il est conseillé de définir une enveloppe globale qui pourra nous permettre de prévoir les actions dans leur ensemble, y compris le déplacement des animateurs, la logistique, etc.

Ainsi, un budget bien défini permet de construire un événement fluide, sans compromis sur la qualité.